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Taller no 42

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RESUMEN

RESUMEN

NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD

Fueron creadas para  estandarizar la información financiera presentada en los estados financieros.

Las NIC son un conjunto de normas o leyes que establecen la información que deben presentarse en los estados financieros y la forma en que esa información debe aparecer, en dichos estados, son emitidas por el International Accounting Standards Board (anterior International Accounting Standards Committee). Hasta la fecha, se han emitido 41 normas, de las que 34 están en vigor en la actualidad, junto con 30 interpretaciones.

PRESENTACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

 Esta Norma revisada sustituye a la NIC 1 (revisada en 1997) Presentación de estados financieros y se aplicará en los ejercicios anuales que comiencen a partir del 1 de enero de 2005. Se aconseja su aplicación anticipada

OBJETIVO

El objetivo de esta Norma consiste en establecer las bases para la presentación de los estados financieros con propósitos de información general, a fin de asegurar que los mismos sean comparables, tanto con los estados financieros de la misma entidad de ejercicios anteriores, como con los de otras entidades diferentes

ALCANCE

Esta Norma se aplicará a todo tipo de estados financieros con propósitos de información general, que sean elaborados y presentados conforme a las Normas Internacionales de Información Financiera

FINALIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Los estados financieros constituyen una representación estructurada de la situación financiera y del rendimiento financiero de la entidad. El objetivo de los estados financieros con propósitos de información general es suministrar información acerca de la situación financiera, del rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de la entidad, que sea útil a una amplia variedad de usuarios a la hora de tomar sus decisiones económicas.

COMPONENTES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

balance;

- cuenta de resultados;

- un estado de cambios en el patrimonio neto que muestre:

-  todos los cambios habidos en el patrimonio neto; o bien

- los cambios en el patrimonio neto distintos de los procedentes de las transacciones con los propietarios del mismo, cuando actúen como tales;

- estado de flujos de efectivo

- notas, en las que se incluirá un resumen de las políticas contables más significativas y otras notas explicativas.

HIPOTESIS DE EMPRESA EN FUNCIONAMIENTO

Al evaluar si la hipótesis de empresa en funcionamiento resulta apropiada, la dirección tendrá en cuenta toda la información que esté disponible para el futuro, que deberá cubrir al menos, pero no limitarse a, los doce meses siguientes a partir de la fecha del balance. El grado de detalle de las consideraciones dependerá de los hechos que se presenten en cada caso. Cuando la entidad tenga un historial de explotación rentable, así como facilidades de acceso a recursos financieros, la conclusión de que utilizar la hipótesis de empresa en funcionamiento es lo apropiado, podrá alcanzarse sin realizar un análisis en profundidad. En otros casos, la dirección, antes de convencerse a sí misma de que la hipótesis de continuidad resulta apropiada, habría de ponderar una amplia gama de factores relacionados con la rentabilidad actual y esperada, el calendario de pagos de la deuda y las fuentes potenciales de sustitución de la financiación existente.

HIPOTESIS CONTABLE DEL DEVENGO

Cuando se utilice la hipótesis contable del devengo, las partidas se reconocerán como activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos (los elementos de los estados financieros), cuando satisfagan las definiciones y los criterios de reconocimiento previstos en el Marco Conceptual para tales elementos.

UNIFORMIDAD DE LA PRESENTACION

Una adquisición o enajenación significativa, o una revisión de la presentación de los estados financieros, podría sugerir que dichos estados financieros necesiten ser presentados de forma diferente. En estos casos, la entidad cambiará la presentación de sus estados financieros sólo si dicho cambio suministra información fiable y más relevante para los usuarios de los estados financieros, y la nueva estructura tuviera visos de continuidad, de forma que la comparabilidad no quedase perjudicada

MATERIALIDAD O IMPORTANCIA RELATIVA         Y AGRUPACION DE DATOS

Los estados financieros son el producto que se obtiene del procesamiento de grandes cantidades de transacciones y otros eventos, las cuales se agruparán por clases, de acuerdo con su naturaleza o función.

COMPENSACION

Es importante que tanto las partidas de activo y pasivo, como las de gastos e ingresos, se presenten por separado. La compensación de partidas, ya sea en el balance o en la cuenta de resultados, limita la capacidad de los usuarios para comprender tanto las transacciones, como los otros eventos y condiciones, que se hayan producido, así como para evaluar los flujos futuros de efectivo de la entidad, salvo en el caso de que la compensación sea un reflejo del fondo de la transacción o evento en cuestión.

INFORMACION COMPARATIVA

En algunos casos, la información descriptiva suministrada en los estados financieros de los ejercicios anteriores, continúa siendo relevante en el ejercicio corriente. Por ejemplo, los detalles de un litigio cuyo desenlace era incierto en la fecha del balance anterior y está todavía por resolver, se incluirán también en la información del ejercicio corriente.

ESTRUCTURA Y CONTENIDO

Esta Norma exige que determinadas informaciones se presenten en el balance, en la cuenta de resultados y en el estado de cambios en el patrimonio neto, mientras que otras pueden incluirse tanto en el cuerpo de los estados financieros como en las notas. La NIC 7 establece los requisitos de presentación para el estado de flujos de efectivo.

IDENTIFICACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS       

Las NIIF se aplicarán exclusivamente a los estados financieros, y no afectarán al resto de la información presentada en el informe anual o en otro documento. Por tanto, es importante que los usuarios sean capaces de distinguir la información que se prepara utilizando las NIIF de cualquier otro tipo de información que, aunque pudiera ser útil para sus fines, no está sujeta a los requerimientos de aquéllas.

PERIODO CONTABLE SOBRE EL QUE SE INFORMA

Normalmente, los estados financieros se elaboran uniformemente, abarcando periodos anuales. No obstante, determinadas entidades prefieren informar, por razones prácticas, sobre intervalos diferentes de tiempo, por ejemplo utilizando ejercicios económicos de 52 semanas. Esta Norma no impide tal práctica, ya que es poco probable que los estados financieros resultantes difieran, de forma significativa, de los que se hubieran elaborado para el año completo.

DISTINCION ENTRE CORRIENTE Y NO CORRIENTE

Cuando la entidad suministre bienes o preste servicios, dentro de un ciclo de explotación claramente identificable, la separación entre las partidas corrientes y no corrientes, tanto en el activo como en el pasivo del balance, supondrá una información útil al distinguir los activos netos de uso continuo como capital circulante, de los utilizados en las operaciones a largo plazo. Esta distinción servirá también para poner de manifiesto tanto los activos que se esperan realizar en el transcurso del ciclo normal de la explotación, como los pasivos que se deban liquidar en el mismo periodo de tiempo.

ACTIVOS CORRIENTES

Un activo se clasificará como corriente cuando satisfaga alguno de los siguientes criterios:

-se espere realizar, o se pretenda vender o consumir, en el transcurso del ciclo normal de la explotación de la entidad;

-se mantenga fundamentalmente con fines de negociación;

-se espere realizar dentro del periodo de los doce meses posteriores a la fecha del balance; o

- se trate de efectivo u otro medio equivalente al efectivo (tal como se define en la NIC 7 Estado de flujos de efectivo), cuya utilización no esté restringida, para ser intercambiado o usado para cancelar un pasivo, al menos dentro de los doce meses siguientes a la fecha del balance  

Todos los demás activos se clasificarán como no corrientes.

PASIVOS CORRIENTES

Un pasivo se clasificará como corriente cuando satisfaga alguno de los siguientes criterios:

-se espere liquidar en el ciclo normal de la explotación de la entidad;

- se mantenga fundamentalmente para negociación;

- deba liquidarse dentro del periodo de doce meses desde la fecha del balance; o

- la entidad no tenga el derecho incondicional para aplazar la cancelación del pasivo durante, al menos, los doce meses siguientes a la fecha del balance.

Todos los demás pasivos se clasificarán como no corrientes.

INFORMACION A REVELAR EN EL BALANCE

En el balance se incluirán, como mínimo, rúbricas específicas que contengan los importes correspondientes a las siguientes partidas, en tanto no sean presentadas de acuerdo con el párrafo 68 A:

(a) inmovilizado material;

(b) inversiones inmobiliarias;

(c) activos intangibles;

(d) activos financieros (excluidos los mencionados en los apartados (e), (h) e (i) posteriores);

(e) inversiones contabilizadas aplicando el método de la participación;

(f) activos biológicos;

(g) existencias;

(h) deudores comerciales y otras cuentas a cobrar;

(i) efectivo y otros medios líquidos equivalentes;

(j) acreedores comerciales y otras cuentas a pagar;

(k) provisiones;

(l) pasivos financieros (excluyendo los importes mencionados en los apartados (j) y (k) anteriores);

(m) pasivos y activos por impuestos corrientes, según quedan definidos en la NIC 12 Impuesto sobre las ganancias;

           

n) pasivos y activos por impuestos diferidos, según se define en la NIC 12; (o) intereses minoritarios, presentados dentro del patrimonio neto; y

(p) capital emitido y reservas atribuibles a los tenedores de instrumentos de patrimonio neto de la dominante.

INFORMACION A REVELAR EN EL BALANCE O EN LAS NOTAS

La entidad revelará, ya sea en el balance o en las notas, sus clasificaciones más detalladas de las partidas que componen las rúbricas del balance, clasificadas de una forma apropiada a la actividad realizada por la entidad.

CUENTA DE RESULTADOS

Todas las partidas de ingreso o de gasto reconocidas en el ejercicio, se incluirán en el resultado del mismo, a menos que una Norma o una Interpretación establezca lo contrario.

Normalmente, todas las partidas de ingreso o de gasto reconocidas en el ejercicio se incluirán en el resultado del mismo. Esto incluye los efectos de los cambios en las estimaciones contables. Sin embargo, pueden existir circunstancias en las que determinadas partidas podrían ser excluidas del resultado del ejercicio corriente. La NIC 8 se ocupa de dos de tales circunstancias: la corrección de errores y el efecto de los cambios en las políticas contables.

ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO

La entidad presentará un estado de cambios en el patrimonio neto que mostrará:

(a) el resultado del ejercicio;

(b) cada una de las partidas de ingresos y gastos del ejercicio que, según lo requerido por otras Normas o Interpretaciones, se haya reconocido directamente en el patrimonio neto, así como el total de esas partidas;

(c) el total de los ingresos y gastos del ejercicio (calculado como la suma de los apartados (a) y (b) anteriores), mostrando separadamente el importe total atribuido a los tenedores de instrumentos de patrimonio neto de la dominante y a los intereses minoritarios; y

(d) para cada uno de los componentes del patrimonio neto, los efectos de los cambios en las políticas contables y en la corrección de errores, de acuerdo con la NIC 8

ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO

La información sobre los flujos de efectivo suministra a los usuarios las bases para la evaluación de la capacidad que la entidad tiene para generar efectivo y otros medios líquidos equivalentes, así como las necesidades de la entidad para la utilización de esos flujos de efectivo. La NIC 7 Estado de flujos de efectivo, establece ciertos requerimientos para la presentación del estado de flujos de efectivo, así como otras informaciones relacionadas con él.

REVELACION DE LAS POLITICAS CONTABLES

La entidad revelará, en el resumen que contenga las políticas contables significativas:

(a) la base o bases para la elaboración de los estados financieros; y

(b) las demás políticas contables empleadas que resulten relevantes para la comprensión de los estados financieros.

PRINCIPIO CLAVE PARA LA ESTIMACION DE LA INCERTIDUMBRE

La entidad revelará en las notas, información sobre los supuestos clave acerca del futuro, así como las claves para la estimación de la incertidumbre en la fecha del balance, siempre que lleven asociado un riesgo significativo que supongan cambios materiales en el valor de los activos o pasivos dentro del ejercicio próximo. Respecto de tales activos y pasivos, las notas deberán incluir información sobre:

(a) su naturaleza; y

(b) su importe en libros en la fecha del balance

CAPITAL

Una entidad revelará información que permita a los usuarios de sus estados financieros evaluar los objetivos, las políticas y los procesos que sigue la entidad para gestionar el capital.

a) Información cualitativa sobre sus objetivos, políticas y procesos de gestión de capital, que incluya entre otras cosas:

i) una descripción de lo que considera capital a efectos de su gestión;

ii) cuando una entidad esté sujeta a requisitos externos de capital, la naturaleza de dichos requisitos y de qué forma se incorporan a la gestión del capital; y

iii) cómo cumple sus objetivos de gestión del capital.

b) Datos cuantitativos resumidos sobre el capital que gestiona. Algunas entidades consideran como parte del capital determinados pasivos financieros (por ejemplo, algunas formas de deuda subordinada). Otras consideran que algunos componentes del patrimonio neto (por ejemplo, los componentes derivados de las coberturas de flujos de efectivo) quedan excluidos del capital.

c) Cualquier cambio en a) y b) desde el ejercicio anterior.

d) Si durante el ejercicio ha cumplido con algún requisito externo de capital al cual esté sujeto.

e) Cuando la entidad no haya cumplido con alguno de los requisitos externos de capital que se le hayan impuesto externamente, las consecuencias de este incumplimiento.

Estas revelaciones se basarán en la información facilitada internamente al personal clave de la dirección de la entidad.

FECHA DE VIGENCIA

La entidad aplicará esta Norma en los ejercicios anuales que comiencen a partir del 1 de enero de 2005. Se aconseja su aplicación anticipada. Si una entidad aplicase esta Norma para un periodo que comience antes del 1 de enero de 2005, revelará este hecho.

DEROGACION DE NIC 1

Esta Norma sustituye a la NIC 1 Presentación de estados financieros revisada en 1997.

NIC EN COLOMBIA

Adoptando estas normas Colombia es participe de un proceso de globalización y se abre a la posibilidad de abrirse a un mercado de negocios y valores  fue indispensable analizar el ámbito tributario del país, mas sabiendo que la estructura contable colombiana está orientada para requerimientos legales y no para la presentación razonable de la situación financiera .

Hoy todo gira en torno a la globalización y en el campo contable se debe adoptar un cuerpo único de estándares de contabilidad por esta razón nace la preocupación alrededor de las naciones para ir a la para de este proceso en el territorio colombiano implica costos muy altos lo que ha hecho más tarde el proceso de estandarización.

La estructura contable colombiana está fuertemente influenciada por las normas que han emitido las autoridades tributarias, en nuestro país es un elemento administrativo de control por parte del gobierno.

Hoy en día se presentan diferencias entre la práctica y las normas contables en gran medida gracias a los intereses del estado y de los particulares

Colombia, de acuerdo con su tradición jurídica, no tiene una información contable orientada hacia el mercado público de valores. Tiende a ser más de carácter tradicionalista, lo que dificulta el proceso de estandarización.

·   Se debe pensar con una visión futurista, que permita la adopción de la nueva estructura financiera.

· Los estándares de contabilidad en Colombia, no tienen un desarrollo conceptual ampliado, lo cual dificulta su comparabilidad con estándares internacionales.

· En Colombia, existe imbricación de normas contables y tributarias, lo cual, hace difícil separar totalmente el marco conceptual de las bases comprensivas de los reportes financieros de propósito general, de las bases comprensivas de la tributación.

· El cambio de método del diferido al del activo pasivo, representa variaciones materiales en la determinación de las utilidades contables de las empresas y puede tener impacto fuerte en algunas compañías.

RESUMEN

ESTADOS FINANCIEROS BASICOS

Estados financieros:

son informes de la situación económica y financiera y los cambios que experimenta una empresa a una fecha o a un periodo determinado, esta información es muy útil para la administración y la toma de decisiones, la mayoría de los estados financieros son el resultado final de todo un proceso contable y deben ser elaborados de acuerdo a normas contables

En el artículo 22 del decreto 2649 de 1993 se establecen los estados financieros básicos:

1-     Balance general

2-     Estado de resultados

3-     Estado de cambios en el patrimonio

4-     Estado de cambios en la situación financiera

5-     Estado de flujo de efectivo

Balance General:

Describe la situación financiera de la empresa en un momento determinado del tiempo, indica las inversiones de la empresa y la forma mediante la cual se obtuvieron estas, muestra lo que posee y lo que debe la empresa a determinada fecha.

La diferencia entre activo y patrimonio es igual al patrimonio o capital de los propietarios.

Estado de Resultados:

Muestra detalladamente la utilidad o perdida del ejercicio, consiste en analizar todos los elementos que entran en la compra y venta de mercancía hasta determinar la utilidad o perdida del ejercicio en ventas o diferencia entre precio de costo y de venta de las mercancías vendidas.

Para determinar la utilidad o pérdida en ventas es necesario conocer los siguientes resultados:

-          Ventas netas

-          Compras totales o brutas

-          Compras netas

-          Costo de lo vendido

Estado de cambios en el patrimonio:

Tiene como finalidad mostrar las variaciones que sufran los diferentes elementos que componen el patrimonio en un periodo determinado, también buscar explicar y analizar cada una de las variaciones

A lo relativo a los cambios en el patrimonio de debe revelar:

1. Distribuciones de utilidades o excedentes decretados durante el período.

2. En cuanto a dividendos, participaciones o excedentes decretados durante el período, indicación del valor pagadero por aporte, fechas y formas de pago.

3. Movimiento de las utilidades no apropiadas.

4. Movimiento de cada una de las reservas u otras cuentas incluidas en las utilidades apropiadas.

5. Movimiento de la prima en la colocación de aportes y de las valorizaciones.

6. Movimiento de la revalorización del patrimonio.

7. Movimiento de otras cuentas integrantes del patrimonio.

Estado de cambios en la situación financiera:

Su objetivo es proporcionar información relevante en un periodo para que los usuarios de los estados financieros tengan elementos para:

a) Evaluar la capacidad de la empresa para generar recursos.

b) Evaluar las razones de las diferencias entre la utilidad neta y los recursos generados o utilizados por la operación.

c) Evaluar las capacidades de la empresa para cumplir con sus obligaciones, para pagar dividendos, y en su caso, para anticipar la necesidad de obtener financiamiento.

d) Evaluar los cambios experimentados en la situación financiera de la empresa derivados de transacciones de inversión y financiamiento ocurridos durante el periodo.

Estado de flujos de efectivo:

Es un estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y financiación. Para el efecto debe determinarse el cambio en las diferentes partidas del balance general que inciden en el efectivo

El objetivo del flujo de efectivo es básicamente  determinar la capacidad de la empresa para generar efectivo con el cual pueda cumplir con sus obligaciones y con sus proyectos de inversión y expansión

Existen 3  elementos que conforma un estado de flujo de efecto y son actividades de Operación, Inversión y Financiación

Elementos necesarios para desarrollar el flujo de efectivo:

Para desarrollar el flujo de efectivo es preciso contar el balance general de los dos últimos años y el último estado de resultados. Los balances los necesitamos para determinar las variaciones de las cuentas de balance

Es esencial contar también no las notas a los estados financieros en donde conste  ciertas operaciones que hayan implicado la salida o entrada de efectivo, o de partidas que no tienen efecto alguno en el efectivo

ESTADOS FINANCIEROS

Los estados financieros, también denominados estados contables, informes financieros o cuentas anuales, son informes que utilizan las instituciones para informar de la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado. Esta información resulta útil para la Administración, gestor, regulador y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.

La mayoría de estos informes constituyen el producto final de la contabilidad y son elaborados de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados, normas contables o normas de información financiera. La contabilidad es llevada adelante por contadores públicos que, en la mayoría de los países del mundo, deben registrarse en organismos de control públicos o privados para poder ejercer la profesión.

CLASIFICACIÓN

Los estados financieros básicos son:

- El balance general

- El estado de resultados  

- El estado de cambios en el patrimonio

- El estado de cambios en la situación financiera

- El estado de flujos de efectivo

BALANCE GENERAL

Es el documento en el cual se describe la posición financiera de la empresa en un momento dado (en un punto específico del tiempo).

Indica las inversiones realizadas por la empresa bajo la forma de Activos, y los medios a través de los cuales se financiaron dichos activos, ya sea que los fondos se obtuvieron bajo la modalidad de préstamos (Pasivos) o mediante la venta de acciones (Capital Contable).

Es como una FOTOGRAFIA que muestra la posición financiera de la empresa en un momento determinado del tiempo. Está compuesto por el Activo, Pasivo y Patrimonio.

El Balance General de una empresa muestra sus activos (lo que posee) y sus pasivos (lo que debe) en un momento dado.

La diferencia entre activos y pasivos es el valor neto de la empresa, llamado también Patrimonio o Capital de los propietarios.

ECUACIÓN DE EQUILIBRIO

COMPONENTES DEL BALANCE GENERAL

- Activo: se refiere a todo aquello que le pertenece a la empresa y se clasifican según su grado de liquidez, es decir, la facilidad con la que se pueden convertir en efectivo. Se ordenan según el grado de liquidez, de mayor a menor grado. Se dividen en Activo Corriente y Activo No Corriente.

- Activo Corriente: son aquellos Activos con mayor grado de liquidez (aquellos que se pueden convertir en efectivo en un período máximo de un año, es decir, el ciclo normal de operación de un negocio). Entre ellos tenemos: Caja y Bancos, Cuentas por Cobrar, Otras cuentas por cobrar, Inventarios y Gastos Pagados por Anticipado.

- Caja y Bancos: representa el Efectivo de la empresa (en la misma empresa o en Bancos). Este activo tiene un 100% de liquidez.

- Cuentas por cobrar: son producto de las ventas al crédito y representan aquellos montos que la empresa va a recibir como pago de sus clientes (deudores).

- Otras Cuentas por cobrar: son cuentas por cobrar producto de alguna transacción distinta al giro del negocio (alquiler de algún ambiente propiedad del negocio).

- Inventarios: representan las existencias que tiene la empresa en su almacén, pudiendo ser: insumos, materia prima, productos en proceso y productos terminados, dependiendo del giro del negocio (empresa productora, comercial o de servicios).

- Gastos pagados por anticipado: representas pagos que la empresa realiza por adelantado por algún producto o servicio que utilizará en el futuro (seguros, alquileres).

- Activo No Corriente: son aquellos Activos con menor grado de liquidez (aquellos que se pueden convertir en efectivo en un plazo mayor a un año). Entre ellos tenemos los Activos Fijos (terrenos, inmuebles, maquinarias, equipos) y Depreciación.

- Activos Fijos: son el Terreno, Edificios (Inmueble), Maquinaria y Mobiliario propiedad de la Empresa.

Depreciación: representa el desgaste de los Activos Fijos propiedad de la empresa, por su uso en el tiempo. El único Activo Fijo que no se deprecia es el Terreno.

- Pasivo: son las obligaciones que tiene la empresa para con terceros (excepto dueños). Se clasifican según el plazo en el cual se tiene que honrar dicha obligación y se dividen en Pasivo Corriente y Pasivo No Corriente.

- Pasivo Corriente: son aquellas deudas que deben honrarse en el corto plazo (un año como máximo). Se tienen: Proveedores, Bancos, Empleados, Estado, entre otros.

- Proveedores: son las obligaciones que tiene la empresa para con sus Proveedores, por los créditos que estos le hayan otorgado.

- Bancos: son las deudas que tiene la empresa con los bancos por préstamos de corto plazo que estos le hayan otorgado.

- Empleados: son las deudas que tiene la empresa con sus empleados (trabajadores) por concepto de sueldos, gratificación, beneficios sociales, entre otros.

- Estado: son las deudas que tiene la empresa con el Estado por el pago de impuestos.

- Pasivo No Corriente: son aquellas deudas que deben honrarse en el largo plazo (más de un año). Se tienen Hipotecas, Tenedores de Bonos, entre otros.

- Hipotecas: son deudas de largo plazo que tiene la empresa con entidades financieras por algún crédito hipotecario.

- Tenedores de Bonos: son deudas de largo plazo que tiene la empresa con inversionistas de bonos emitidos por esta.

- Patrimonio: son las obligaciones que la empresa tiene con accionistas. Se tienen: Capital y Utilidades Acumuladas.

- Capital: representa la inversión inicial y aportes posteriores que hayan realizado los dueños o accionistas de la empresa para la constitución y operación de la misma.

- Utilidades Acumuladas: son las ganancias que la empresa va teniendo en el tiempo las cuáles se van acumulando. Estas se pueden capitalizar (convertirse en Capital) o distribuirse a los dueños a través del pago de dividendos.

Estructura del Balance General

1- CUENTA.

Es la presentación más usual. Se muestra el activo al lado izquierdo, el pasivo y el capital al lado derecho, es decir: activo igual a pasivo más capital.

2. Reporte.

Es una presentación vertical, mostrándose en primer lugar el activo, posteriormente el pasivo y por último el capital, es decir activo menos pasivo igual a capital.

3. Condición financiera.

Se obtiene el capital de trabajo que es la diferencia entre activos y pasivos circulantes; aumentando los activos no circulantes y deduciendo los pasivos no circulantes.

Por otra parte, también es muy importante que cumplas con ciertas reglas de presentación. Puesto que, en la presentación de un balance general deben proporcionarse algunos datos y seguir ciertas normas, que se denominan reglas generales de presentación y son:

1.      Encabezado

- Nombre de la empresa o nombre del propietario

- Indicación de que se trata de un balance general o estado de situación financiera

- Fecha de formulación

2.      Cuerpo

- Nombre y valor detallado de cada una de las cuentas que forman el activo

- Nombre y valor detallado de cada una de las cuentas que forman el pasivo

- Importe del capital contable

- Cortes de subtotales y totales claramente indicados

- Moneda en que se expresa el estado.

3.      Firmas

- Del contador que hizo y autorizó

- Del propietario o responsable legal del negocio

BALANCE GENERAL COMPARATIVO

Un balance general comparativo muestra el activo, pasivo y capital contable de un negocio en dos ó más fechas determinadas, y además, contienen aumentos y/o disminuciones que ocurren de un año a otro, en términos monetarios o expresados en porcentajes. Los cambios son importantes porque dan una guía de la dirección en que se están desarrollando las operaciones y la empresa misma.

Los aumentos o disminuciones en valores monetarios es que los cambios importantes serán más evidentes y ayudarán a identificar cuál área debe ser estudiada más ampliamente, los aumentos y disminuciones en porcentajes, nos permiten analizar el grado en que han cambiado los datos de un ejercicio a otro pueden observarse fácilmente si los cambios se expresan en términos relativos, es decir en porcentaje.

BALANCE GENERAL CONSOLIDADO

Es aquél que muestra la situación financiera y resultados de operación de una entidad compuesta por la compañía tenedora y sus subsidiarias, como si todas constituyeran una sola Unidad Económica

Se formula sustituyendo la Inversión de la tenedora en Acciones de compañías subsidiarias, con los activos y pasivos de éstas, eliminando los saldos y operaciones efectuadas entre las distintas compañías, así como las Utilidades no realizadas por la entidad.

ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA

Son las disposiciones relativas  a la preparación y a la presentación del estado de cambios en la situación financiera expresado en pesos de poder adquisitivo a la fecha del balance general

El objetivo es proporcionar información relevante y concentrada en un periodo, para que los usuarios de los estados financieros tengan elementos suficientes para:
a) Evaluar la capacidad de la empresa para generar recursos.

b) Evaluar las razones de las diferencias entre la utilidad neta y los recursos generados o utilizados por la operación.

c) Evaluar las capacidades de la empresa para cumplir con sus obligaciones, para pagar dividendos, y en su caso, para anticipar la necesidad de obtener financiamiento.

d) Evaluar los cambios experimentados en la situación financiera de la empresa derivados de transacciones de inversión y financiamiento ocurridos durante el periodo.

Las actividades de financiamiento incluyen la obtención de recursos de los accionistas y el reembolso o pago de los beneficios derivados de su inversión, pago de recursos obtenidos mediante operaciones a corto y largo plazo.
Las actividades de inversión incluyen el otorgamiento y cobro de préstamos, la compra y venta de deudas, de instrumentos, de capital, de inmuebles, equipo, maquinaria, de otros activos productivos distintos de aquellos que son considerados como inventarios de la empresa.
Las actividades de operación generalmente están relacionadas con la producción y distribución de bienes y prestación de servicios, con transacciones y otros eventos que tienen efectos en la determinación de la utilidad neta y/o con aquellas actividades que se traducen en movimientos de los saldos de las cuentas directamente relacionadas con la operación de la entidad y que no quedan enmarcadas en las actividades de financiamiento o de inversión.

El conjunto de los cambios en la situación financiera, muestran la modificación registrada, en pesos en cada uno de los principales rubros que la integran, los cuales, junto con el resultado del periodo, determinan el cambio de los recursos de la entidad durante un periodo.

En este estado se relacionan el resultado neto de la gestión con el cambio en la estructura financiera y con cl reflejo de todo ello en el incremento o decremento del efectivo y de las inversiones temporales durante el periodo.

Dentro del conjunto de actividades desarrolladas por las empresas, se ha hecho más evidente que los recursos se generan y/o utilizan en tres áreas principales:

a)Dentro del curso de sus operaciones.

b) Como consecuencia de los financiamientos obtenidos y de la amortización real de los mismos, a

corto y largo plazo.

c) En función de inversiones y/o emersiones efectuadas.

Consecuentemente, los recursos generados o utilizados durante el periodo se deberán clasificar para fines del presente estado en:

a)operación.
b)financiamiento.
c) inversión.

Los recursos generados o utilizados por la operación resultan de adicionar o disminuir al resultado neto del periodo (o antes de partidas extraordinarias), los siguientes conceptos:
a) Las partidas del estado de resultados que no hayan generado o requerido el uso de recursos o cuyo resultado neto esté ligado con actividades identificadas como de financiamiento o inversión. Los movimientos en estimaciones devaluación de los activos circulantes no se considerarán en esta conciliación.

b) Los incrementos o reducciones (en pesos constantes) en las diferentes partidas relacionadas directamente con la operación dc la entidad, disminuidas de las estimaciones de valuación correspondiente.

Los recursos generados o utilizados en actividades de financiamiento comprenden principalmente:

a) Créditos recibidos a corto y largo plazo, diferentes a las operaciones con proveedores y/o acreedores relacionados con la operación de la empresa.

b) Amortizaciones efectuadas a estos créditos, sin incluir los intereses relativos.

c) Incrementos de capital por recursos adicionales, incluyendo la capitalización de pasivos.

d) Reembolsos de capital.

e) Dividendos pagados. excepto los dividendos en acciones.

Los recursos generados utilizados en actividades de inversión comprenden básicamente las siguientes transacciones:

a) Adquisición, construcción y venta de inmuebles, maquinaria y equipo,

b) Adquisición de acciones de otras empresas con carácter permanente

c) Cualquier otra inversión o emersión de carácter permanente.

d) Préstamos efectuados por la empresa.

e) Cobranzas o disminución en pesos constantes de créditos otorgados (sin incluir los intereses relativos).

La clasificación que se siga deberá ser la que refleje mejor la esencia de la operación, en base a la actividad económica más relevante de la empresa.

Elaboración

Se parte de la utilidad o pérdida neta, o antes de partidas extraordinarias, o de los recursos generados o utilizados en la operación se presentaran antes y después de partidas extraordinarias.
Los cambios de la situación financiera se determina por diferencias entre los distintos rubros del balance inicial y final, expresados en pesos de poder adquisitivo a la fecha del balance general más reciente, clasificados en los tres grupos antes mencionados, deberán analizarse las variaciones importantes que surjan en los periodos intermedios, los traspasos se compensarán entre si, omitiéndose su presentación en el estado de cambios de la situación financiera, si el traspaso implica modificación en la estructura financiera se deberá presentar los dos movimientos por separado, la actualización de algunos renglones de estados financieros deberá eliminarse del saldo final de la partida que le dio origen y de la correspondiente del capital contable, antes de hacer las comparaciones.

El efecto monetario y las fluctuaciones cambiarlas modifican la capacidad adquisitiva de las empresas, por lo tanto, no deberán ser consideradas como partidas virtuales que no tuvieron un impacto en la generación o uso de recursos.
Los estados de periodos anteriores que se incluyan para compararse, deberán
presentarse de conformidad, deberá revelarse que el estado de ‘cambios en la situación financiera se preparó considerando, como recursos generados, el cambio en pesos de las diferentes partidas del balance general.
Cuando la información financiera se presenta en pesos nominales (baja inflación), el cambio en las partidas monetarias del balance general equivale al flujo de efectivo generado o invertido en dichas partidas, sin embargo cuando la inflación es significativa y requiere la expresión de los estados financieros en pesos de un mismo poder adquisitivo, el cambio en pesos constantes de las partidas monetarias del balance involucra, además del flujo de efectivo, la erosión o beneficio que la inflación (efecto monetario) provocó en el efecto generado o invertido en dichas partidas. El cambio en las partidas monetarias pasa de representar un flujo de efectivo al de generación o uso de recursos en pesos.

 

ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO

El estado de cambios en el patrimonio es uno de los cinco estados financieros básicos contemplados por el artículo 22 del decreto 2649 de 1993.

El estado de cambios en el patrimonio tiene como finalidad mostrar las variaciones que sufran los diferentes elementos que componen el patrimonio, en un periodo determinado.

Además de mostrar esas variaciones, el estado de cambios en el patrimonio busca explicar y analizar cada una de las variaciones, sus causas y consecuencias dentro de la estructura financiera de la empresa.

Para la empresa es primordial conocer el por qué del comportamiento de su patrimonio en un año determinado. De su análisis se pueden detectar infinidad de situaciones negativas y positivas que pueden servir de base para tomas decisiones correctivas, o para aprovechar oportunidades y fortalezas detectadas del comportamiento del patrimonio.

La elaboración del estado de cambios  en el patrimonio es relativamente sencilla puesto que son pocos los elementos que lo conforman y todo se reduce a determinar un simple variación.

Para elaborar el estado de cambios en la situación financiera se requiere del estado de resultados y del balance general. Se requiere de un balance y estado de resultados con corte en dos fechas de modo que se puede determinar la variación. Preferiblemente de dos periodos consecutivos, aunque se puede trabajar con un mismo periodo [inicio y final del mismo periodo].

Sobre los aspectos que se deben revelar en el estado de cambios en el patrimonio, ha dicho el artículo 118 del decreto 2649 de 1993:

Revelaciones sobre rubros del estado de cambios en el patrimonio. En lo relativo a los cambios en el patrimonio se debe revelar:

1. Distribuciones de utilidades o excedentes decretados durante el período.

2. En cuanto a dividendos, participaciones o excedentes decretados durante el período, indicación del valor pagadero por aporte, fechas y formas de pago.

3. Movimiento de las utilidades no apropiadas.

4. Movimiento de cada una de las reservas u otras cuentas incluidas en las utilidades apropiadas.

5. Movimiento de la prima en la colocación de aportes y de las valorizaciones.

6. Movimiento de la revalorización del patrimonio.

7. Movimiento de otras cuentas integrantes del patrimonio.

Ejemplo estado de cambios en el patrimonio:

EMPRESA XY.LTDA ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO 2008
Concepto	Saldo 01/01/08	Incremento	Disminución	Saldo 31/12/08
Capital social	10.000.000	2.000.000		12.000.000
Superávit capital	2.000.000	0	0	2.000.000
Reservas	6.500.000		500.000	6.000.000
Utilidades del ejercicio	0.00	1.500.000		1.500.000

Aquí se observa que durante el 2008  ha se presentó un incremento del capital en $2.000.000, que bien pudo ser por nuevos aportes de socios antiguos o por ingreso de nuevos socios. Este hecho se expondrá con detalle en las respectivas notas.

Vemos también que el superávit de capital permaneció invariable.

Las reservas sufrieron una diminución del $500.000 hasta ajustarse al 50% del capital social.

Se observa claramente que durante el 2008 la utilidad fue de $1.500.000.

En el ejemplo se han expuestos algunos conceptos de forma general, pero lo adecuado es desglosar cada subpartida que compone el patrimonio, y a cada una realizarle una nota explicando la variación sufrida, de modo que la persona que consulte el estado de cambios en el patrimonio pueda comprenderlo con facilidad.

ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO

El flujo de efectivo es uno de los estados financieros más complejos de realizar y que exigen un conocimiento profundo de la contabilidad de la empresa para poderlo desarrollar.

Según el Consejo Técnico de la Contaduría, se entiende que el flujo de efectivo “es un estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y financiación. Para el efecto debe determinarse el cambio en las diferentes partidas del balance general que inciden en el efectivo”.

El objetivo del flujo de efectivo es básicamente  determinar la capacidad de la empresa para generar efectivo con el cual pueda cumplir con sus obligaciones y con sus proyectos de inversión y expansión. Adicionalmente, el flujo de efectivo permite hacer un estudio o análisis de cada una de las partidas con incidencia en la generación de efectivo, datos que pueden ser de gran utilidad para la el diseño de políticas y estrategias encaminadas a realizar una utilización de los recursos de la empresa de forma más eficiente.

Es importante que la empresa tenga claridad sobre su capacidad para generar efectivo, de cómo genera ese efectivo, para así mismo poderse proyectar y tomar decisiones acordes con su verdadera capacidad de liquidez.

Por regla general, se considera efectivo los valores contabilizados en el grupo 11 del plan de cuentas comercial, esto es caja,  bancos, remesas en tránsito, cuentas de ahorro y fondos, por lo que los saldos de estas cuentas deben coincidir con el resultado arrojado por el estado de flujos de efectivo.

De la definición que el Consejo Técnico de la Contaduría, advertimos tres elementos muy importantes que conforma un estado de flujo de efecto: actividades de Operación, Inversión y Financiación. Veamos a grandes rasgos que significa y que comprende cada una de esas actividades.

Actividades de operación. Las actividades de operación, hacen referencia básicamente a las actividades relacionadas con el desarrollo del objeto social de la empresa, esto es a la producción o comercialización de sus bienes, o la prestación de servicios.

Entre los elementos a considerar tenemos la venta y compra de mercancías. Los pagos de servicios públicos, nómina, impuestos, etc. En este grupo encontramos las cuentas de inventarios, cuantas por cobrar y por pagar, los pasivos relacionados con la nómina y los impuestos.

Actividades de inversión. Las actividades de inversión hacen referencia a las inversiones de la empresa en activos fijos, en compra de inversiones en otras empresas, títulos valores, etc.

Aquí se incluyen todas las compras que la empresa haga diferentes a  los inventarios y a gastos, destinadas al mantenimiento o incremento de la capacidad productiva de la empresa. Hacen parte de este grupo las cuentas correspondientes a la propiedad, planta y equipo, intangibles y las de inversiones.

Actividades de financiación. Las actividades de financiación hacen referencia a la adquisición de recursos para la empresa, que bien puede ser de terceros [pasivos] o de sus socios [patrimonio].

En las actividades de financiación se deben excluir los pasivos que corresponden a las actividades de operación, eso es proveedores, pasivos laborales, impuestos, etc. Básicamente corresponde a obligaciones financieras y a colocación de bonos.

Es una actividad de financiación la capitalización de empresa ya sea mediante nuevos aportes de los socios o mediante la incorporación de nuevos socios mediante la venta de acciones.

Elementos necesarios para desarrollar el flujo de efectivo

Para desarrollar el flujo de efectivo es preciso contar el balance general de los dos últimos años y el último estado de resultados. Los balances los necesitamos para determinar las variaciones de las cuentas de balance [Balance comparativo].

Es esencial contar también no las notas a los estados financieros en donde conste  ciertas operaciones que hayan implicado la salida o entrada de efectivo, o de partidas que no tienen efecto alguno en el efectivo.

 

CIERRE CONTABLE

El cierre contable es el proceso consistente en cerrar o cancelar las cuentas de resultados y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas.

Al finalizar un periodo contable, se debe proceder a cerrar las cuentas de resultado para determinar el resultado económico del ejercicio o del periodo que bien puede ser una pérdida o una utilidad.

Recordemos que las cuentas de resultados son las cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción y las de balance son el activo, pasivo y patrimonio.

El resultado final de la cancelación de las cuentas de resultados, se debe llevar a la respectiva cuenta de patrimonio. Si el resultado es una pérdida se disminuirá el patrimonio, y caso contrario, si el resultado es utilidad, la cuenta de patrimonio se incrementará.

No sobra recordar que la utilidad surge cuando los ingresos superan los costos y gastos, y la pérdida cuando los costos y gastos superan los ingresos.

Antes de proceder a cancelar las cuentas de resultado, se debe proceder a realizar los ajustes y conciliaciones del caso.

Entre los ajustes más importantes que se deben hacer está la depreciación de los activos fijos, la amortización de los activos intangibles y diferidos, la provisión de cartera y los ajustes necesarios en los inventarios. [Consulte: Depreciación, Métodos de depreciación, Provisión de cartera, y Amortización de activos intangibles]

Es importante también la conciliación de las cuentas bancarias lo que le permitirá realizar los ajustes necesarios a dichas cuentas.

Las reclasificaciones de las cuentas es un proceso importante que se debe llevar a cabo, principalmente en la cuentas de bancos, clientes, proveedores, y en cualquier otra cuenta que resulte con un saldo en rojo o negativo. Un ejemplo clásico de las reclasificaciones es cuando la cuenta de bancos arroja un saldo en rojo, caso en el cual se debe reclasificar como una cuenta de pasivo.

Otro aspecto importante que no se debe olvidar es la realización de los ajustes necesarios a los diferentes activos para reconocer su valorización o desvalorización, tal como lo establecen nuestros principios de contabilidad.

Al hacer el cierre contable es muy importante tener presente aspectos como el de los impuestos y los resultados financieros esperados por los socios.

Esto conlleva implícitamente a la existencia de una planeación con el objetivo de conseguir el mejor resultado posible según los objetivos que se quieran lograr.

La depreciación, la provisión de cartera, los métodos de valuación de inventarios, las políticas de clientes, proveedores y de inventarios, son elementos que permiten variar los resultados finales, por lo que se deben analizar detenidamente para decidir cual es el procedimiento más adecuado para la consecución de los objetivos trazados.

Aspectos como por ejemplo, el tratamiento que se le da a las adiciones o mejoras de los activos fijos, pueden tener incidencia en el valor patrimonial de los activos que se declaren, por lo que no se deben dejar de lado.

La realización de una correcta planeación de políticas contables permite que la empresa, además de mostrar una situación económica y financiera real, que pueda también incidir sobre la carga tributaria que se debe asumir y sobre la estabilidad económica, en especial de la disponibilidad de capital de trabajo.

La definición de las políticas y procedimientos contables no es una tarea que se deba hacer al momento del cierre contable, sino al inicio del periodo, puesto que algunas medidas, sino todas, para que surtan efectos deben ser aplicadas desde el principio y durante todo el tiempo.

Al momento del cierre se deben tener en cuenta elementos y variables que afecten el periodo siguiente, de suerte que la planeación debe ser constante, y para nada improvisada.

Se debe tener especial cuidado en no abusar de las figurar contables con el objetivo de incidir en los resultados finales. Éstas deben enmarcarse dentro de una política de prudencia que no comprometa para nada ni la situación económica ni financiera de la empresa y no conlleva a la empresa a tener problemas de carácter legal.

Es importante que al momento de fijar las políticas contables, así como se le brinda importancia a la parte impositiva, se le brinde la misma o mayor importancia a la parte económica de la empresa, algo que se suele descuidar en especial en las medianas y pequeñas empresas, que son precisamente las que mas lo necesitan.

CICLO CONTABLE

El ciclo contable es el período de tiempo en el que se registran todas las transacciones que ocurren en una empresa ya sea mensual, trimestral, semestral o anualmente; el mas usado es el anual.

Los procedimientos del ciclo contable son aquellos pasos que se realizan para mostrar finalmente la información financiera de una empresa.

Sabiendo que una empresa de capital esta compuesta por varios socios y que sus ingresos provienen de las ventas de mercancías o servicios es preciso definir entonces que es un diario y que es un mayor.

El diario es el libro en el que se anotan o registran las operaciones de las empresas al momento de realizar una transacción. Este es conocido también como el libro de primera anotación.

Entre las características de un diario podemos mencionar que posee una primera columna indicando la fecha, luego otra donde se anota el detalle, una tercera que se llama referencia que es donde se anota el número o código que corresponde a la cuenta que se carga; tiene tres columnas seguidas donde aparecera un auxiliar, el débito y el crédito; en el auxiliar se anota el importe de una cuenta que se haya cargado o acreditado y que la misma tenga su cuenta auxiliar; en el débito se anotará el importe que se carga, y en el crédito el importe que se acredita.

El mayor es un libro de segunda anotación el cual recibe la información del diario indicando los débitos y créditos que se realizaron en el diario. Los pases al mayor debe empezar con el pase del asiento débito, se registran los datos en el lado izquierdo de la cuenta débito; en la columna de la fecha, la fecha, en la columna de referencia, el número de la página donde se tomó el asiento, en la columna de valores el importe del débito.

Quedando esto claro presentamos este trebajo el cual define los procedimientos del ciclo contable aplicados a una empresa, sociedad de capital

Periodo contable

El periodo contable, como uno de los principios de Contabilidad considerados por nuestra legislación, se refiere a que las operaciones económicas de una empresa se deben reconocer y registrar en un determinado tiempo, que por regla general es de un año, que va desde el 01 de enero a 31 de diciembre, aunque se puede también trabajar con periodos de tiempo diferentes como el mes, semestre, trimestre, etc.

Este principio supone que las operaciones económicas, así como los efectos de ellas derivados, se contabilizan de forma tal que se correspondan con el período económico en que ocurren, para que las informaciones contables muestren con claridad el período a que éstas corresponden y pueda determinarse el resultado de cada ejercicio económico.

El existir el periodo contable, nos permite medir el desempeño de la empresa al compararlo con otros periodos. El periodo contable permite que se cumpla uno de los principales objetivos de la contabilidad que es su utilidad. La información contable es útil cuando permite ser comparada, y es el periodo contable el que permite esa comparación. Es la comparación la que permite analizar la información contable, para con base a ella tomar las decisiones económicas y financieras.

Como se puede ver, el periodo contable es mucho mas importante de lo que en principio parece, tiene un connotación de suma importancia al permitir que mediante la Contabilidad se pueda determinar la realidad económica y financiera de una empresa, en cuanto permite hacer los análisis comparativos que luego de conocer la realidad de la empresa, permite proyectarla con base a los antecedentes que precisamente gracias a comparabilidad que permite el periodo contable. El periodo contable facilita el proceso de diagnostico y análisis de los resultados económicos en cuanto posibilita el estudio de su comportamiento.

El periodo contable también es aplicado a lo relacionado con impuestos, en donde existe el periodo fiscal, el cual corresponde generalmente al mismo periodo contable, el cual también es regido por los mismos principios.

Los ingresos, gastos e impuestos deben registrarse en el período económico en que ocurren. Claro esta que esto no impide que en el caso que existan errores, estos no se puedan corregir. La corrección se hará haciendo los respectivos ajustes en el año o periodo en que se adviertan; en ningún momento se puede hacer las modificaciones en los periodos en que estos errores ocurrieron, puesto que significaría también corregir los periodos siguientes.

Los ingresos, gastos e impuestos de períodos anteriores no registrados en su oportunidad deben contabilizarse en cuentas independientes a las de las correspondientes al período económico en que se detecten, esto para dejar en claro que es lo que corresponde a un periodo y que al otro para no desfigurar los resultados que pueden afectar el análisis y estudios que se hagan.

Cuando nos referimos que el periodo contable es por lo general de un año, significa que no siempre debe ser ese lapso de tiempo, puesto que se puede dar el caso de las empresas que inician operaciones dentro del año, caso el cual, el periodo será desde la fecha en que se iniciaron operaciones hasta el 31 de diciembre el respectivo año. Igual sucede con las empresas que se liquidan dentro del mismo año, en cuyo caso periodo tanto contable como fiscal corresponden desde el 1 de enero hasta la fecha en que se realiza la liquidación del ente.

En el campo fiscal, existen diferentes periodos dependiendo el impuesto. En Colombia, el impuesto de renta tiene un periodo anual, el impuesto sobre las ventas (Iva) es bimestral, el Impuesto de industria y comercio en la mayor parte de los municipios es bimestral, el Gravamen a los movimientos financieros se presenta semanal, la retención en la fuente es de periodo mensual.

Existen otros tipos de periodos diferentes al contable y al fiscal que son de gran utilidad para el seguimiento, estudio y análisis de diferentes aspectos como el crecimiento económico, que por lo general se registra cada trimestre, el comportamiento de la inflación, la devaluación, el desempleo, etc.

                       

BALANZA DE COMPROBACION.

Es una lista de todos los saldos deudores y acreedores de todas las cuentas del mayor para comprobar la igualdad, sumándolos en columnas separadas; esto así a consecuencia de que la contabilidad a base de partida doble deriva su nombre del hecho de que el registro de toda operación requiere el asiento de débitos y créditos de una operación que suman igual importe, resulta obvio que el total de débitos de todas las cuentas debe ser igual al total de los créditos.

La balanza de comprobación sirve para localizar errores dentro de un período identificado de tiempo y facilita el encontrarlos en detalle y corregirlos. Es una lista muy conveniente de los saldos de las cuentas que serán empleados en la preparación de los Estados Financieros.

Es útil para comprobar la exactitud matemática del mayor y proporcionar al contador información para preparar los Estados Financieros periódicos, ya que le es mucho más sencillo utilizar los datos de la Balanza que tomándolos directamente del mayor.

HOJAS DE TRABAJO

Son un medio mecánico, formas columna res que utilizan los contadores como un medio para organizar cómoda y ordenadamente, la información contable que se necesitará en la preparación de los asientos de ajustes, los estados periódicos y los asientos de cierre. Sumarizan los datos que deben ser incluidos en los asientos de ajustes y cierre.

Forma para preparar una hoja de trabajo:

1) Se escribe el encabezamiento en 3 líneas; se centra cada partida del mismo.

2) Se escriben los encabezamientos de las columnas.

3) Se anotan los datos de la Balanza de Comprobación.

4) Asientos de ajustes en las columnas de ajustes. El concepto de cada ajuste está indicado al pié de la hoja de trabajo, con una letra clave que aparece tambIén junto a los débitos y créditos de las columnas de ajustes.

5) Partidas de activos, pasivo y capital a las columnas del Estado de Situación.

6) Partidas de los ingresos y gastos a las columnas del Estado de ingresos.

7) Totalizar columnas del Estado de Ingreso y columnas del Estado de Situación.

8 ) Se calcula y se anota el ingreso neto (o pérdida neta).

9) Se lleva el ingreso neto al crédito de las columnas del Estado de Situación.

10) Se trazan líneas dobles debajo de los últimos totales de las columnas del Estado de Ingresos y Estado de Situación. Estas líneas muestran que todo el trabajo se concluyó y se asume que este correcto.

Las hojas de trabajo sirven como base para preparar:

• El Estado de Resultado

• El Balance General

• Los asientos de ajuste del diario, Los asientos de cierre del diario

ASIENTOS CONTABLES DE CIERRE

Cuando se hace el cierre contable al finalizar el periodo contable, se deben elaborar los respectivos asientos contables de cierre.

Estos asientos contables tienen como objetivo la cancelación de las cuentas de resultado contra la cuenta de pérdidas y ganancias [5905].

Al finalizar el año, y una vez se han realizado los ajustes pertinentes, se procede a cancelar cada una de las cunetas de ingresos, gastos y costos para determinar la utilidad del ejercicio, y esta cancelación se registra en los comprobantes de cierre.

Es al momento del cierre contable cuando las cuentas de ingresos se debitan y las cuentas de gastos y costos se acreditan contra la cuenta 5905, con el fin de cancelarlas, es decir, dejarlas en ceros.

Estas cuentas para su cancelación  se debitan o acreditan por el mismo valor que tienen acumulado.

Supongamos que en la cuenta 4135 tenemos la suma de $1.000.000 y en la cuenta 5205 la suma de $600.000:

Cuenta	Debito	Crédito
4135		1.000.000
5205	600.000

Cancelación de cuentas [La cuenta 4135 es de saldo crédito y la cuenta 5205 de saldo debito:, por lo que debitaremos la primera y acreditaremos la segunda]:

Cuenta	Debito	Crédito
4135	1.000.000
5905		1.000.000
5205		600.000
5905	600.000

Aquí vemos que la cuenta 5905 queda con un saldo crédito de $400.000 [C1.000.000-D600.000], saldo que también debemos cancelar contra la cuenta del patrimonio correspondiente a resultados del ejercicio.

Como en este ejemplo el saldo de la cuenta 5905 nos indica que hay una utilidad, la cuenta 5905 la cancelamos contra la cuenta 3605:

Cuenta	Debito	Crédito
5905	400.000
3605		400.000

De esta forma se cancelan todas las cuentas de resultado, de modo que al hacer el cierre contable, sólo nos quedan las cuentas de balance [activos, pasivos y patrimonio].

Los valores contenidos en las cuentas de resultado, al hacer el cierre se incorporan al patrimonio  como utilidad o como pérdida.

Lo primero que se ha hecho es cancelar cada cuenta de resultado contra la cuenta 5905, y luego la cuenta 5905 se cancela contra la cuenta 36.

NOTAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Las notas son aclaraciones o explicaciones de hechos o situaciones, cuantificables o no, que forman parte integrante de todos y cada uno de los estados financieros, los cuales deben leerse conjuntamente con ellas para su correcta interpretación. Las notas incluyen descripciones narrativas o análisis detallados de los importes mostrados en los estados financieros, cuya revelación es requerida o recomendada por las NIC, pero sin limitarse a ellas, con la finalidad de alcanzar una presentación razonable. Las notas no constituyen un sustituto del adecuado tratamiento contable en los estados financieros.

Alcance:

Las notas son revelaciones aplicables a saldos de transacciones u otros eventos significativos, que deben observarse para preparar y presentar los estados financieros cuando correspondan.

Contenido:

Cada nota debe ser identificada claramente y presentada dentro de una secuencia lógica, guardando en lo posible el orden de los rubros de los estados financieros, como se muestra a continuación:

Notas de carácter general:

a) La nota inicial de identificación de la empresa y su actividad económica.

b) Declaración sobre el cumplimiento de las NIC oficializadas en el Perú.

c) Notas sobre las políticas contables importantes utilizadas por la empresa para la preparación de los estados financieros.

2. Notas de carácter especifico por las partidas presentadas en los estados financieros.

3. Otras notas de carácter financiero o no financiero requeridas por las normas, y aquellas que a juicio del directorio y de la gerencia se consideren necesarias para un adecuado entendimiento de la situación financiera y el resultado económico.

 Notas de Carácter General:

1.1. Identificación de la Empresa y Actividad Económica.

- Se debe indicar el nombre de la empresa, el domicilio y forma legal, el país donde se encuentra constituida, la dirección de su oficina principal y la ubicación donde se desarrolla su actividad económica, descripción de la naturaleza de sus operaciones y de sus principales actividades, si las hubiera, Asimismo, se debe indicar el numero de trabajadores sin importar su condición laboral por clase ocupacional y al final del periodo.

1.2. Declaración sobre cumplimiento de las NIC.

Se debe revelar que la empresa ha observado el cumplimiento de las NIC en la preparación y presentación de sus Estados Financieros.

1.3. Políticas contables.

Se deben revelar las políticas contables importantes que sigue la empresa en la preparación de sus Estados Financieros relacionados a los siguientes aspectos, en la medida que le sea aplicable:

1.4. Cambios y Políticas Contables.

Se debe revelar los cambios de políticas contables que se hayan realizado para la elaboración de los Estados Financieros del ejercicio corriente, con respecto a los utilizados en el ejercicio anterior, señalando la siguiente información:

- Naturaleza y justificación del cambio.

- El importe del ajuste reconocido.

1.5. Errores Sustanciales.

Se debe revelar los ajustes por errores sustanciales, señalando: La naturaleza del error, el monto de la corrección reconocida, el monto de la corrección de ejercicios anteriores.

1.6. Situaciones posteriores a la fecha de los Estados Financieros.

Se debe revelar cualquier transacción y otros eventos económicos que ocurren entre la fecha de los Estados Financieros y la fecha en que se autoriza su emisión, que afecte o pudiera afectar la situación financiera y las perspectivas de la empresa, describiendo su naturaleza y montos, si su importancia lo amerita, como: una fluctuación cambiaria; cambios en los precios de realización de los valores negociables respecto a los valores de mercado; perdidas resultante de incendios, inundación y otros desastres; compra de un negocio, de inmuebles, maquinaria y equipo; cambios de las normas legales aplicables a la empresa o sus operaciones; etc.

II. Notas de Carácter Específico:

Denominación de Títulos y Cuentas.

Se debe revelar cualquier cambio que se adopte en relación con la denominación de los títulos y cuentas y el contenido o naturaleza de las mismas.

2.1. Caja y Bancos

Se debe mostrar separadamente los fondos relativos a: Saldo de libre disposición en efectivo y bancos; depósitos de ahorros; depósitos a plazos; y, fondos sujetos a restricciones.

2.2. Valores negociables

Se debe mostrar separadamente y en columnas, información relativa a valores negociables, de acuerdo a lo siguiente: Clase de valores; cantidad o monto nominal de valores; valor en libros; valor de mercado unitario, si estos son diferentes del valor contabilizado; las ganancias y perdidas no realizadas>; los movimiento durante el periodo de la reserva por fluctuaciones de valor y la naturaleza de tales movimientos.

2.3. Cuentas por Cobrar Comerciales.

Se debe mostrar en cuadro comparativo, desdoblados en fracción corriente y no corriente según la fecha de vencimiento, los importes vencidos hasta 30 días y los que se encuentren vigentes de acuerdo a: Cuentas por cobrar comerciales con terceros; Cuentas y documentos por corar a comerciales a empresas vinculadas; Castigo de cuentas de dudosa cobranza; Provisión para cuenta de cobranza dudosa.

2.4. Otras cuentas por cobrar.

Se debe revelar la naturaleza y condiciones de esta cuenta y mostrar, separadamente información relativa a otras cuentas por cobrar, desdoblados en fracción corriente y no corriente, de acuerdo a: Saldos iniciales; adiciones; deducciones; y, Saldos finales.

2.5. Existencias

- Se debe revelar lo siguiente:

El importe registrado por clase de existencias: Mercaderías; productos terminados; subproductos, desechos y desperdicios; productos en proceso; materias primas; materiales auxiliares, envases y embalajes; suministros diversos; existencia por recibir.

2.6. Gastos pagados por anticipado.

Se debe mostrar el monto de los alquileres, seguros y otros gastos pagados por anticipado.

2.7. Inversiones permanentes.

Se debe revelar la información relativa a lo señalado en instrumentos financieros, y en un cuadro comparativo separado de los valores en empresas vinculados, lo siguiente: Análisis por categorías de las inversiones; nombre de los emisores, de ser el caso; clase de inversión; cantidad y monto nominal, valor en libros; valor de mercado unitario y total; el valor razonable de inversiones inmobiliarias; entre otros.

2.8. Inversiones en empresas vinculadas.

Se incluirá, separadamente, en columnas, información relativa a inversiones en empresas vinculadas.

2.9. Inmuebles, Maquinaria y Equipo.

Se debe mostrar en un cuadro comparativo, clasificado por clase de activo: terrenos, edificios y otras construcciones; maquinaria, equipo y otras unidades de explotación; muebles y enseres; unidades de transporte; trabajos en curso; y otras propiedad; etc.

2.10. Depreciación Acumulada de Inmuebles, Maquinaria y Equipo.

Se debe mostrar en un cuadro comparativo, información relativa a la depreciación acumulada según la clase de inmuebles, maquinaria y equipo, que presenta: saldos iniciales; adiciones aplicadas a resultados; reducciones por retiros o ventas, reevaluaciones renovaciones y reemplazos; otros cambios por adiciones o deducciones, con descripciones de su naturaleza; saldos finales.

2.11. Activos intangibles.

Se debe revelar las vidas útiles de los activos intangibles o las tasas de amortización empleadas; incluyendo información comparada con el ejercicio anterior, relativo a la conciliación del monto que arrastra el activo al inicio y al final del ejercicio.

2.12. Amortización acumulada de activos intangibles.

Se debe revelar los métodos empleados: incluyendo separadamente y en columnas información relativa a la amortización acumulada de intangibles al inicio y al final.

2.13. Otros Activos.

Se debe revelar que clase de activos la componen y describir apropiadamente la naturaleza de los mismos.

2.14. Cuentas por pagar comerciales.

Se debe mostrar en cuadro comparativo información relativa a cuentas por pagar comerciales con terceros diferenciados de las cuentas por pagar comerciales a empresas y personas vinculadas, desdoblados en fracción corriente y no corriente, los importes vencidos y los que se encuentren dentro del plazo de vencimiento. Adicionalmente, para las cuentas por pagar de largo plazo deberá indicarse los vencimientos, tasas de interés y garantías, de ser el caso.

2.15. Otras Cuentas por Pagar.

Se revelan separadamente información relativa a: Tributos por Pagar; Remuneraciones y participaciones por pagar; Provisión para beneficios sociales; Anticipos de Clientes; Dividendos por Pagar; Intereses por Pagar; Cuentas por Pagar Diversas; Provisiones Diversas.

2.16. Deudas a Largo Plazo.

Se debe revelar la naturaleza de cada uno de los préstamos o financiamiento de los pasivos a largo plazo, incluirá separadamente y en columnas, información relativa a valores colocados por oferta pública y otros pasivos a largo plazo, desdoblado en fracción corriente y no corriente.

2.17. Contingencias.

Se debe revelar lo siguiente: La naturaleza de la contingencia; Los factores inciertos que puedan afectar los resultados futuros y una estimación del efecto financiero o la aseveración de que tal estimación no pueda hacerse.

2.18. Capital.

Se debe revelar lo siguiente: Por cada clase de acciones representativas de capital social; En forma separada se mostrara los anticipos de los ociosa o accionistas para futuros aumentos al capital social.

2.19. Capital Adicional.

Se debe revelar el capital adicional pagado para cada clase de acciones separado de las donaciones, primas y otros conceptos análogos.

2.20. Reservas.

Se debe revelar la descripción de la naturaleza de las reservas y propósito por cada reserva existente.

2.21. Ventas Netas.

Se mostrara las ventas netas realizadas a terceros separadamente de las realizadas a empresas o personas vinculadas.

2.22. Costo de Ventas.

Se debe revelar la composición del costo de ventas según la naturaleza del gasto, considerando la actividad económica de la empresa.

2.23. Gasto de Ventas.

Se debe revelar la composición de los gastos de ventas considerando los gastos por naturaleza.

2.24. Gasto de Administración.

Se debe revelar la composición de los gastos de administración considerando los gastos por naturaleza.

2.25. Clasificación de los Gastos por Naturaleza.

Se debe revelar el monto de los gastos por naturaleza de acuerdo a la siguiente clasificación: Depreciaciones y amortizaciones; Gastos de personal; Tributos.

2.26. Otros Ingresos.

Se debe revelar por separado los ingresos y egresos provenientes de las actividades del giro del negocio, que por su naturaleza, tamaño o incidencia sean relevantes para explicar el comportamiento o rendimiento de la empresa durante el periodo.

2.27. Ingresos y Gastos Extraordinarios.

Se debe revelar la naturaleza e importes brutos de las partidas extraordinarias, gastos adicionales y deducciones.

Informe de Gerencia

1.- Declaración de responsabilidad

La declaración debe contener lo siguiente:

1.1. Título: “Declaración de responsabilidad”

1.2. Párrafo: “El presente documento contiene información veraz sobre el desarrollo del negocio de… al…. Del año…. Los firmantes se hacen responsables por los daños que puedan generar la falta de veracidad o insuficiencia de los contenidos, dentro del ámbito de su competencia, de acuerdo a las normas del Código Civil.

1.3. Nombre completo y firma del Gerente General

1.4. Fecha de elaboración.

2.- Análisis y Discusión de la Gerencia

El análisis y discusión de la Gerencia en los estados financieros intermedios, que describe y explica las principales características de la situación financiera de la empresa, su desempeño financiero y los principales riesgos e incertidumbre que esta enfrenta. Consiste en un comentario analítico de la gerencia, respecto del resultado de las operaciones y de la situación económica financiera de la empresa, cuyo fin es facilitar el análisis y la comprensión de los cambios importantes que hayan ocurrido correspondientes al último periodo y su variación respecto al mismo periodo correspondiente al año precedente y de ser relevante respecto al cierre del ejercicio anterior.

Algunos aspectos que puedan incluirse en la discusión y análisis, sin perjuicio de otros que sean necesarios para la comprensión de la condición financiera y el resultado de sus operaciones, son los siguientes:

1. Los principales factores e influencias determinantes del desempeño financiero, incluyendo los cambios del entorno dentro del cual opera la empresa.

2. Inversión y financiamiento.

3. Resultados económicos.

4. Las fortalezas y recursos de la empresa cuyo valor no está reflejado en los estados financieros presentados conforme a las NIC.

5. En el caso de los bancos e instituciones financieras adicionalmente deberán incluir comentarios sobre: Los periodos efectivos; la forma en que administra y controla los riesgos; y exposiciones asociadas con los diferentes perfiles de vencimientos y tasas de interés.