PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS

Los principios de Contabilidad constituyen conceptos fundamentales que establecen bases adecuadas para:

1. Identificar y delimitar a las entidades económicas, las cuales, por medio de la celebración de operaciones generan información financiera.

2. Valuar las operaciones.

3. Presentar la información financiera.

La actividad económica es realizada por entidades identificabas, las que constituyen combinaciones de recursos humanos, recursos naturales y capital, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecución de los fines de la entidad.

A la contabilidad, le Interesa Identificar la entidad que persigue fines económicos particulares y que es independiente de otras entidades. Se utilizan para identificar una entidad dos criterios:

Conjunto de recursos destinados a satisfacer alguna necesidad social con estructura y operación propios y centro de decisiones independiente con respecto al logro de fines específicos, es decir, a la satisfacción de una necesidad social. Por tanto, la personalidad de un negocio es independiente de la de sus accionistas o propietarios y en sus estados financieros sólo deben incluirse los bienes, valores, derechos y obligaciones de este ente económico independiente. La entidad puede ser una persona física, una persona moral o una combinación de varias de ellas.

La contabilidad cuantifica en términos monetarios las operaciones que realiza una entidad con otros participantes en la actividad económica y ciertos eventos económicos que la afectan.

“Las operaciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica se consideran por ella realizados: (A) cuando ha efectuado transacciones con otros entes económicos. (B) cuando han tenido lugar transformaciones internas que modifican la estructura de recursos o de sus fuentes o cuando han ocurrido eventos económicos externos a la entidad o derivados de las operaciones de ésta y cuyo efecto puede cuantificarse razonablemente en términos monetarios.”

En el Periodo Contable la necesidad de conocer los resultados de operación y la situación financiera de la entidad, que tiene una existencia continua, obliga a dividir su vida en períodos convencionales. Las operaciones y eventos así como sus efectos derivados, susceptibles de ser cuantificados, se identifican con el período en que ocurren; por tanto cualquier información contable debe indicar claramente el período a que se refiere. En términos generales, los costos y gastos deben identificarse con el ingreso que originaron, independientemente de la fecha en que se pague

Aplicación en Sistemas Computacionales: Esta parte es muy aplicable en Sistemas. Para generar cualquier reporte o listado referente a cualquier tipo de información (de contabilidad, de inventados, de producción, etc.), se necesita un rango de fechas sobre el que se procesará toda la información. Por ejemplo, si quiero obtener un reporte de todas mis entradas al almacén, le debo incluir un periodo de fechas para que procese mi información y me dé los resultados que espero.

Las transacciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica se registran según las cantidades de efectivo que se afecten o su equivalente o la estimación razonable que de ellos se haga al momento en que se consideren realizados contablemente. Estas cifras deberán ser modificadas en el caso de que ocurran eventos posteriores que les hagan perder su significado, aplicando métodos de ajuste en forma sistemática que preserven la imparcialidad y objetividad de la información contable. Sí se ajustan las cifras por cambios en el nivel general de precios y se aplican a todos los conceptos susceptibles de ser modificados que integran los estados financieros, se considerará que no ha habido violación de este principio; sin embargo, esta situación debe quedar debidamente aclarada en la información que se produzca

Esta parte también es muy importante en Sistemas. Toda la información que se vaya almacenando en las bases de datos debe ser la que se introdujo en su momento, y el sistema debe ser capaz de procesar esa información y debe tener la capacidad de que esa información esté íntegra cuando se necesite. Esto involucro un alto grado de seguridad y mucha ética profesional por parte de los usuarios del sistema. La Dirección General de la empresa debe designar a este puesto a personas que cumplan con este requisito.

La entidad se presume en existencia permanente, salvo especificación en contrario; por lo que las cifras de sus estados financieros representarán valores históricos, o modificaciones de ellos, sistemáticamente obtenidos. Cuando las cifras representen valores estimados de liquidación, esto deberá especificarse claramente y solamente serán aceptables para información general cuando la entidad esté en liquidación.

En este punto los sistemas (programas) deben seguir corriendo como fueron hechos (sin ninguna corrección por parte de X persona), a menos que se requiera de una adaptación, mejora o reemplazo del mismo. Por ejemplo, cuando una persona del departamento de contabilidad requiera de una adaptación al programa de nóminas, debe proporcionar un documento en donde se especifiquen cuales son los problemas o cuales son las adaptaciones y/o mejoras que se le deben hacer al programa así como su justificación. En caso de que no se entreguen por escrito los nuevos requerimientos, no se puede llevar a cabo el cambio, porque aquí funciona mucho aquél dicho: “Papelito habla...”. El usuario debe dar clara y explícitamente todos los puntos a cambiar.

Dualidad Económica se constituye de los recursos de los que dispone la entidad para la realización de sus fines y las fuentes de dichos recursos, que a su vez, son la especificación de los derechos que sobre los mismos existen considerados en su conjunto.

La doble dimensión de la representación contable de la entidad es fundamental para una adecuada comprensión de su estructura y relación con otras entidades. El hecho de que los sistemas modernos de registro aparentan eliminar la necesidad aritmética de mantener la igualdad de cargos y abonos, no afecta al aspecto dual del ente económico, considerado en su conjunto.”

Esta parte es muy explícita desde su concepto. Por ejemplo, si una persona quiere un programa que le lleve el control de su producción, debe primero prever si tiene los recursos y requerimientos necesarios para “encargar' el programa.

La información contable presentada en los estados financieros debe contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operación y la situación financiera de la entidad.

Todos los sistemas deben tener la opción de presentar la información de una manera adecuada y concisa, ya sea en reportes, listados, estadísticas o gráficas. Es muy importante cómo se maneja y/o presenta la información, porque de esos resultados viene el proceso de `loma de decisiones”.

La información que aparece en los estados financieros debe mostrar los aspectos importantes de la entidad susceptibles de ser cuantificados en términos monetarios. Tanto para efectos de los datos que entran al sistema de información contable como para la información resultante de su operación, se debe equilibrar el detalle y multiplicidad de los datos con los requisitos de utilidad y finalidad de la información.

Esta parte es la misma a la explicación dada en el punto anterior. Como complemento, uno debe ser capaz de consultar “toda” la información introducida en e) programa, y no solo una parte. Para ello, si la base de datos es muy grande, se deben tener respaldos de las tablas pasadas y se debe de poder acceder a ellas en cualquier momento.

Los usos de la información contable requieren que se sigan procedimientos de cuantificación que permanezcan en el tiempo. La información contable debe ser obtenida mediante la aplicación de los mismos principios y reglas particulares de cuantificación para, mediante la comparación de los estados financieros de la entidad, conocer su evolución y, mediante la comparación con estados de otras entidades económicas, conocer su posición relativa.”

Cuando haya un cambio que afecte la comparabilidad de la información debe ser justificado y es necesario advertido claramente en la información que se presenta, indicando el efecto que dicho cambio produce en las cifras contables. Lo mismo se aplica a la agrupación y presentación de la información.

Este término es vital en todos los programas. Todas las tablas en las que se almacenan la información deben tener una consistencia adecuada, es decir, su estructura debe estar “normalizada” (que los campos estén puestos correctamente en las diferentes tablas; esto garantiza que la base de datos crezca lo menos posible en tamaño a la hora de aumentar nuevos registros). También la información debe ser consistente, por ejemplo, si hace un año registré un nuevo producto del cliente X, pues yo debo poder accesar a ese producto por medio del diente X; si se borra al diente X de mi tabla de dientes, entonces qué va a pasar con ese producto que le pertenecía al diente X cuando lo quiera accesar. Ahí se ve la consistencia en la información que se encuentra en las tablas.